第一章   总    则

       第一条  为使学校党政公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2016〕14号)等有关文件精神，结合学校实际情况，制定本规定。

       第二条  学校党政公文，是学校在党政管理过程中实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是学校传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

        第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条　公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，做到及时、准确、安全，严格执行国家保密法律、法规和学校有关保密规定。

第五条  学校党政办公室（以下简称“党政办”）主管学校党政公文处理工作，主要任务是：

（一）制定、落实学校党政公文处理的规章制度。

（二）对其他党政部门和校内各部门的党政公文处理工作进行业务指导。

（三）负责学校党政机关的收文办理、发文办理及公文的管理、立卷归档等工作。

      （四）负责公文处理中的督促检查工作，推动上级和学校各项决策和部署的贯彻落实。

（五）负责公文处理中的安全保密工作，开展经常性的保密检查，落实安全保密措施。

（六）会同有关部门搞好办公自动化建设工作。

（七）完成与公文处理有关的其他工作。

第六条  各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本规定并加强对部门公文处理工作的管理和检查。各部门指定专人统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。通过会议等途径收到的公文，收文者应当及时交院办文书人员登记处理。

 

第二章  公文种类

第七条  学校党政公文种类主要包括决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要，具体适用范围如下：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员、变更或者撤消部门和学校不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，发布学校规章制度，任免和聘用干部。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

 

第三章  公文格式

第八条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、版记、附件、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，非涉密公文可不标注份号。如需标注份号，一般用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（四）发文单位标识。由发文单位全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用方正小标宋简体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文单位名称，一般应当将主办单位名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文单位名称右侧，以联署发文单位名称为准上下居中排布。

（五）发文字号。编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用大六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时，使用主办单位的发文字号。单位代字应恰当、精简，并保持稳定。学校和各部门的发文字号由党政办统一编制、启用与调整，各部门要根据学校启用发文字号的有关通知执行，不能自行更改、编写。各相关部门要拟定公文时需要使用学校一级发文字号的，统一在党政办机要员登记领用。

（六）签发人。上行文应在会稿单上注明签发人、会签人姓名。下行文可不注明签发人。

（七）标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。一般用2号方正小标宋简体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（八）主送单位。主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。决定、通告、会议纪要等公文一般不标注主送单位。

学校党政公文“主送单位”的用法：校内行文“主送单位”用“各院（部）、处（室）、馆、所、中心”；发文范围较小的文件，可用“各有关单位”或直接列明部门、单位名称（部门是指具有管理的处级机构；单位是指相对独立的处级业务单位或直属单位）。对外行文，“主送单位”直接列明收文单位名称。

（九）正文。正文是公文的主体，应按照行文关系及拟文要求认真撰写。公文首页必须显示正文。编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋GB2312体字标注。

（十）附件。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件一般不盖印章。

（十一）发文单位署名（落款）。发文单位一般应署名，署名应用全称或规范化简称，并与版头一致，位于正文末页的右下方。联合行文时，应将主办单位名称排列在前。

（十二）成文日期。成文日期以会议通过日期或负责人签发的日期为准，联合行文以最后一个单位负责人签发的日期为准。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）；标注在发文单位署名的右下方。会议讨论通过的决定、规定等在正文前不标注主送单位的公文，成文日期应加括号标注于标题之下、正文之前居中位置。

（十三）印章。公文除会议纪要和下发的数量较大的普发性公文外，一般加盖印章。凡存档公文，涉及对师生员工奖惩、涉及学院权益等重要文件（包括普发性公文）必须加盖印章。联合下发的公文，各单位都应加盖印章。用印要端正、清晰，上不压正文、下压成文日期。当正文排版占满全页不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页。

（十四）附注。公文如有附注（公文印发传达范围等需要说明的事项），居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”类公文根据需要在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人一般以部门经办或部门负责人为宜。

（十五）版记。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

（十六）抄送单位。原则上不标记抄送单位。确有需要的，一般抄送除主送单位外需要执行和知晓公文的其他单位，抄送单位应当使用全称或规范化简称、统称。如有抄送单位，一般用4号仿宋GB2312体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。如需把主送单位移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。抄送单位排列方法与“主送单位”相同，应依上级、平级、下级次序排列。公文如需抄送个人，应排在单位名称之后。

（十七）印发单位、印发日期。公文的送印单位、送印日期。印发单位、印发日期标注于抄送栏之下，左侧注明印发（翻印）单位全称或规范化简称，右侧注明印发日期，印发日期以送印日期为准。印发单位和印发日期一般用4号仿宋GB2312体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。

第九条  公文用字从左至右横写、横排。标题、副标题和正文之间要有区别。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋GB2312体字。特定情况可以作适当调整。公文用纸一般采用国际标准A4型（210毫米×297毫米）。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。公文排版应疏密适宜，美观大方。文中小标题一般不置于页面末行，年份、数字不能回行。

第十一条  多页公文一般应在页面下方编注页码，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线（例：—PAGE  10—）；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。双面印刷，左侧双钉平订（或骑马订）。

 

第四章  行文规则

    第十二条  行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

    第十三条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

（一）学校、党政办可以对上对下，对内对外行文。校内各单位除党政办外不得代表学校对外正式行文。

（二）一般性业务工作如涉及多个部门的，以党政办名义行文或由有关部门联合行文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。

（三）各院（部）、处(室)在业务范围内可以相互行文和对下行文。向下级单位的重要行文，应当同时抄送上级机关。

（四）各部门需要向学校的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见的，必须以学校的名义按程序行文。

    第十四条  各院（部）、处(室)向学校领导请示、报告工作的文件，需经部门负责人签字并加盖部门公章，报送党政办，由党政办统一处理。

    第十五条  “请示”应一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。

第十六条  除领导直接交办的事项外，各部门不得直接向领导个人报送“请示”“意见”和“报告”。

第十七条  与不相隶属机关或上级机关业务部门商洽工作、询问和答复问题、审批事项等用“函”行文。

 

第五章  公文拟制

第十八条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条  根据学校推进无纸化办公工作要求，公文起草优先考虑使用电子文档。学校综合性重要文件，由党政办牵头协同有关部门起草；凡内容属各部门承办业务范围内的文件，由部门起草；内容涉及几个部门时，由主办单位会同有关部门协商起草。公文起草应当做到：

（一）起草内容包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位、成文日期、附注、抄送单位和印发份数。

       （二）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（三）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

 （七）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

         （八）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（九）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（十）应当使用国家法定计量单位。

     （十一）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

    （十二）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

    （十三）起草公文必须符合格式要求，公文的首页使用“福州理工学院”和“中共福州理工学院委员会”标识的函头纸。

起草公文时，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。

第二十条  公文文稿拟定后，未涉及其他部门职权范围内事项的文稿，由主办部门负责人审核，然后送党政办核稿（党政办可视情授权部门负责人核稿），核稿后送分管院领导审核，最后按签发要求执行；若有涉及其他部门职权范围内事项的文稿，由主办和协办部门负责人审核，然后送党政办核稿，核稿后送相关分管院领导审核会签，最后按签发要求执行。未经部门负责人审核的文稿，不得由拟稿人直接交党政办，更不得越级直接送校领导审核。

主办与协办部门负责人审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（三）所提政策措施和办法是否切实可行。

党政办审核的重点是：

（一）行文方式是否妥当，文种是否正确，格式是否规范。

（二）人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确，文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（三）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策。

（四）是否同现行有关公文相衔接。

校领导审核的重点是：发文单位意图是否完整准确表达。

第二十一条  经审核不宜发文的公文文稿，由审批人附上修改意见退交拟稿部门修改。拟稿部门重新誊写清楚后再呈报审核。

第二十二条  公文文稿的签发工作按照“谁分管，谁签发”的原则执行。签发人使用电子软件审批签发公文，应当签署意见。签发纸质公文还需签署姓名和完整日期，圈阅或者签名的，视为同意。根据不同业务分类的签发要求如下：

（一）以部门名义制发的下行文一般由部门负责人签发；重要工作的发文可提请分管校领导确认后签发。

（二）党建工作的发文由党组织负责人签发。

（三）以学校名义制发的日常单项事务下行文一般由分管院领导签发，涉及跨部门的综合事务下行文由校长或主持工作的副校长签发（同属一名校领导分管的，由分管校领导签发）。

（四）涉及办学条件、经费、人事任免等重要事务的上行文、平行文和下行文均由校长或经校长授权的常务副校长签发。

（五）会议纪要由会议主持人签发。

（六）文稿经领导核准签发后，即成定稿，原则上不得再作修改。若确需修改，需征得签发人同意。

（七）急件公文，签发人不在学校可通过电话联系，经请示同意后，可先发文再补办签发手续。

各级领导审批公文要认真负责，审批人审批电子公文应当留下审批意见，审批纸质公文应在公文稿纸上签署自己的意见、姓名和日期，以备查考。审批纸质公文，应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔，不得使用铅笔、彩色笔及圆珠笔等油性笔。

 

第六章  公文办理

第二十三条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条  全体教职工需认真贯彻国家《保密法》和上级有关保密规定，坚持“谁上网，谁负责”的原则，严格执行“涉密信息不上网，上网信息不涉密”的规定。组织、纪检、监察、审计、财务、人事等部门的公文，需要严格保密的，仍可使用纸质方式办理程序，不在网上流转办理。

第二十五条  发文办理主要程序是：

（一）复核。已经学校负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；禁止增删或修改领导签发过的底稿内容，若发现底稿有不妥之处，应及时与拟稿人和党政办联系，重大问题须请示领导后方可修改。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。凡党政办拟稿以学校或党政办名义发文，由党政办负责打印。凡各党政部门拟稿的，经审核及党校政领导签发后，各部门负责排版、打印。印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查。

（四）用印。以学校或党政办名义发文，由党政办按照规定负责加盖印章；以校长名义发文，由校长签章；各部门行文，由各部门加盖本部门印章。

（五）分发。学校纸质公文原则上由主办单位负责分发，电子公文由党政办通过电子办公OA系统统一分发。重要公文的分发可利用电子软件系统分发并确认登记签收。寄送校外的请示、重要报告必须用挂号、速递发出或亲送签收。绝密级公文不得用计算机、传真机传输。

（六）存档。学校电子公文，由主办单位将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文1份、原电子公文的存储载体和审批记录一同归档（通过电子软件会签的，须套打导出审核单据保存）。

第二十六条  收文办理主要程序是：

（一）签收、登记。学校外来党政公文一律由党政办负责签收、登记，并按程序办理。其他部门或领导个人收到的公文，或参加上级机关召开会议带回的重要文件，应及时送交党政办登记、办理和存档。个人不应自行处理有办理事项的公文或保存应当归档的公文。

（二）拟办。来文登记后，由党政办主任或专项负责人批注拟办意见。文书人员根据拟办意见分别呈送有关校领导批示或批阅。对急件公文，应先通知主办部门文件精神，再送交有关领导批办。

（三）批办（批阅）。校领导对呈批的公文，如无特殊情况，一般应于三天内批阅完毕。对有具体办理事项或请示事项的公文，若使用电子软件批办，主批人应当批注意见，并明确承办单位，纸质批办的还应签署姓名和日期。凡涉及两个或两个以上部门办理的文件，批办时应注明牵头主办单位。对没有具体办理事项的公文，若使用电子软件批办，主批人应当批注“已阅”或“收悉”意见，纸质批办的签名表示已阅知，批阅纸质公文一律要求使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔。  

（四）分办（传阅）。对批办的公文，党政办文书人员应及时送交有关单位办理；多个单位承办的，应按先主办单位、后协办单位的原则传办。紧急公文应提出办理时限。传办（阅）公文应严格履行签收手续，电子软件办理的，收文部门需在电子软件中回复签收情况。密级公文原则上不传阅、传办，应由相关部门负责同志到党政办阅办。

（五）承办。承办单位收到公文后，应抓紧办理，并及时向党政办或批办领导报告、答复办理结果。紧急公文应随到随办，并限时办理完毕。

涉及多个承办单位的公文由主办单位会同有关单位共同办理，不得推诿、扯皮。如有分歧，主办单位负责人应出面组织协商，如仍不能取得一致，可报请批办校领导协调或裁定。对不属于部门职权范围或者不适宜部门办理的公文，应迅速退回党政办并说明理由，由党政办文书人员呈报主批校领导重新批办。

对学校各党政部门所发公文，校内各受文单位要认真贯彻落实。对有具体办理事项的公文，应按照发文单位的要求认真办理，并及时反馈办理结果。

（六）催办。党政办及各部门文书人员对公文办理情况应进行督促检查，要做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。催办过程要及时记录，并根据催办记录，定期通报公文办理情况。

校领导批办公文及学校党政发文，一般由党政办负责督办、检查；学校各单位承办的党政公文由承办部门会同院办督办、检查。其他党政部门公文由发文单位负责督办、检查。

（七）归档。凡国务院、省政府、省（市）教育厅（局）委来文在办理完毕后，承办单位应将公文原稿和办理中形成的有关材料整理后送还党政办负责存档；其他外来公文办理完毕后，由承办单位保管并负责存档。党政办应定期检查公文的回收情况，防止丢失应当存档的公文。对不能及时清退或丢失公文的，学校将予以通报批评，情节严重的，按照有关法规追究责任。

 

第七章  公文管理

第二十七条  学校和各单位公文分别由党政办和各部门文书人员统一收发、传办、归档和清退、销毁等。

第二十八条  各单位应切实加强公文管理工作，严格收发文登记和传、借阅手续，确保公文的安全和完整。单位其他人员代收公文，应及时转交文书人员登记、办理。

第二十九条  单位合并时，全部公文随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文由原单位整理、立卷后，移交学校档案室。教职工调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文移交、清退。

第三十条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日不产生效力。

第三十一条  翻印和复印上级公文应当从严控制，凡复制上级密级公文，应向院办汇报，经党政办请示原发文机关批准后方可复制，复制的密级公文办理要求与正式公文相同。禁止复制机密级以上的公文。查阅密级公文并摘抄部分内容的，需经党政办主任批准。

第三十二条  党政办和各部门档案管理人员应于每年的第一季度对上年度形成和接收的不具备存档和存查价值的公文进行清理、集中，经鉴别并报发文部门负责人和党政办主任批准后，由党政办集中到指定场所予以销毁。发文机关要求清退的公文应及时、如数地予以清退。

第三十三条  学校党政行文，分别由党政办和各部门档案管理人员按照档案管理有关规定进行整理、立卷，并于次年7月底前移交档案室，实行集中统一管理。

 

第八章  附则

第三十四条  公文处理中涉及电子文件的其他规定另行制定。

    第三十五条  本规定自下发之日起实行。2015年12月31日学校发布的《福州理工学院党政公文处理工作条例》停止执行。凡与本规定不一致的，以本规定为准。

第三十六条  本规定学校授权党政办公室负责解释。